Demander le paiement et facturer un marché public

En matière de comptabilité publique, le paiement intervient une fois que la prestation a été réalisée : c'est la règle du paiement après " service fait ".

L'acheteur public vérifie la conformité de ce qui a été livré ou réalisé (on parle de constatation du service fait ). Il atteste ensuite de la conformité de ce qui a été réalisé : c'est la certification du service fait.

Le titulaire du marché peut ensuite facturer.

Tous les titulaires d'un marché public doivent transmettre leur facture à l'acheteur public sous forme électronique via le portail Chorus Pro.

Plusieurs modes de dépôt sont possibles :

• Mode portail : permet de déposer directement la facture auprès de l'acheteur sous format électronique. Il s'agit généralement d'un format pdf.

• Mode EDI : permet de transférer les factures via des flux informatiques mis en place entre Chorus Pro et le système d'information de l'entreprise.

• Mode Service ou API : permet de lier directement son système d'information à Chorus Pro via des applicatifs, services proposés par le portail.

Qu'est-ce qu'une avance ?

L'avance est le versement d'une partie du montant du marché à l'entreprise avant le commencement d'exécution du marché.

Elle facilite l'exécution du contrat en lui permettant de faire face aux dépenses liées à la réalisation d'un marché public. Les petites entreprises qui ne disposent pas d'une trésorerie suffisante peuvent ainsi préfinancer le début des travaux, l'installation du chantier, embaucher du personnel, acheter des fournitures et matériaux, etc.

Elle est obligatoire pour les marchés de l'État et des collectivités territoriales lorsque les 2 conditions suivantes sont réunies :

• Le montant initial du marché est supérieur à 50 000 € HT.

• Le délai d'exécution du marché est supérieur à 2 mois.

L'acheteur peut prévoir le versement d'une avance même si celle-ci n'est pas obligatoire.

Comment le montant de l'avance est-il calculé ?

Le montant de l'avance dépend de la durée d'exécution du marché public (plus ou moins 12 mois). Il varie également si le titulaire du marché est ou non une PME.  Celle-ci est définie comme une entreprise employant moins de 250 salariés et réalisant soit un chiffre d'affaires annuel inférieur à 50 millions €, soit un total de bilan inférieur à 43 millions € .

Lorsqu'une partie du marché est sous-traitée, l'avance versée au titulaire du marché est calculée sur la base du montant du marché public diminué du montant des prestations confiées aux sous-traitants. Pour plus d'informations, se reporter à la fiche dédiée à la sous-traitance.

Comment l'avance est-elle remboursée ?

L'avance n'est pas un paiement définitif de la part de l'acheteur public. Elle est déduite des sommes dues à l'entreprise, selon un rythme et des modalités fixées par le marché. Il s'agit soit d'un prélèvement sur l'acompte, soit d'un règlement partiel définitif ou de solde.

Dans le silence du marché, le remboursement de l'avance est échelonné en tenant compte de son montant et des sommes restant dues :

• Pour les avances inférieures ou égales à 30 % du montant TTC du marché, le remboursement débute lorsque le montant des prestations exécutées atteint 65 % du montant TTC du marché.

• Pour les avances supérieures à 30 % du montant TTC, le remboursement débute à la première demande de paiement.

Lorsque le montant de l'avance est inférieur à 80 % du montant TTC du marché, son remboursement doit être terminé lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80 % du montant du marché.

Dans les autres cas, le remboursement total doit être intervenu lorsque le montant TTC des prestations exécutées atteint le montant de l'avance versée.

Qu'est-ce qu'un acompte ?

L'acompte ne doit pas être confondu avec l'avance.

L'avance est le versement d'une partie du montant du marché à l'entreprise avant le commencement d'exécution des prestations tandis que l'acompte intervient seulement après le commencement du marché.

L'acompte est donc un paiement intermédiaire d'une prestation qui a commencé à être exécutée.

Le versement d'un acompte entraîne la présentation d'un décompte et correspond à des prestations réellement réalisées.

Seul un des acheteurs suivants a la possibilité de verser un acompte :

• État

• Établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial

• Collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements

Comment le montant de l'acompte est-il calculé ?

L'acompte ne peut pas dépasser le montant des prestations déjà réalisées.

Par exemple, si l'entreprise a livré la moitié des fournitures, elle a droit à un acompte d'un montant égal à la moitié de leur prix

Le montant de l'acompte peut être diminué de la fraction correspondant à la retenue de garantie si l'acheteur a demandé une garantie dans le marché.

Comment les acomptes sont-ils versés ?

Les acomptes doivent être versés tous les 3 mois au maximum au titulaire du marché et aux sous-traitants lorsqu'ils peuvent se faire payer directement.

Cette périodicité est ramenée à 1 mois dans les cas suivants :

• Marché public de travaux, pour les entités suivantes :

  • PME : Celle-ci est définie comme une entreprise employant moins de 250 salariés et réalisant soit un chiffre d'affaires annuel inférieur à 50 millions €, soit un total de bilan inférieur à 43 millions €.

  • Artisan

  • Société coopérative ouvrière de production (SCOP)

  • Groupement de producteurs agricoles

  • Société coopérative d'artisans

  • Société coopérative d'artistes

  • Entreprise adaptée

• Marché de fournitures et de services : lorsque l'entreprise en fait la demande.

L'acheteur public doit payer les prestations réalisées par l'entreprise dans un délai maximum fixé par la loi. Ce délai court à compter de la date de mise à disposition de la facture.

Quel est le délai applicable?

Les délais de paiement varient selon le type d'acheteur public.

Quel est le point de départ du délai de paiement ?

Le point de départ du délai de paiement est la date de réception de la demande de paiement, c'est-à-dire la date de la mise à disposition de la facture. Elle dépend du mode de réception de la facture par l'acheteur public :

• Mode échange de données Informatisées (EDI) : il s'agit pour l'État de la date à laquelle le système d'information budgétaire et comptable de l'État horodate l'arrivée de la facture. Pour les autres acheteurs, il s'agit de la date de notification du message électronique prévenant de la mise à disposition de la facture.

• Modes API (service) ou portail : il s'agit de la date du message électronique informant l'acheteur public de la mise à disposition de la facture sur ce portail. Cette date d'envoi est disponible dans l'historique des statuts et correspond à la date du statut " mise à disposition du destinataire ".

Ces différentes dates sont tracées et consultables dans Chorus Pro. Cependant, Chorus Pro ne calcule pas le délai de paiement.

Lorsque le marché prévoit une procédure de vérification de la conformité des prestations, le délai de paiement prévu dans le marché peut courir à la date de constatation de la conformité.

Si l'acheteur ne respecte pas le délai de paiement pour payer son fournisseur ou son prestataire, des intérêts moratoires sont appliqués.

L'acheteur public qui a dépassé le délai maximal de paiement doit verser les sommes suivantes :

• des intérêts moratoires au titulaire du marché et au sous-traitant s'il est payé directement.

• une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement qui est fixée à 40 €.

Les intérêts moratoires et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement sont payés dans un délai de 45 jours suivant la mise en paiement du principal. Le dépassement de ce délai de 45 jours peut donner lieu au versement d'intérêts au taux de l'intérêt légal,

Comment sont calculés les intérêts moratoires ?

Les intérêts moratoires commencent à courir le lendemain de l'expiration du délai maximal de paiement. Ils sont dus automatiquement et sont appliqués d'office sans qu'un rappel soit nécessaire.

Ils sont calculés en fonction du nombre de jours de retard et sont appliqués sur le montant total de la somme due TTC.

La formule de calcul est la suivante :

Montant TTC dû x (nombre de jours de retard / 365) x taux des intérêts moratoires applicable.

Quel est le taux des intérêts moratoires ?

Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne en vigueur au premier jour du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de 8 points de pourcentage.

Un simulateur de calcul permet aux entreprises d'évaluer le montant des intérêts moratoires dus par un acheteur qui ne respecte pas les délais réglementaires :